Suivi du temps de travail Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l'onglet Suivi, puis remplacez le titre ou la période si vous utilisez le fichier pour un autre mois que juillet 2026.
2. Renseignez une ligne par journée et par personne dans les colonnes Date, Employé et Projet. Utilisez le format JJ/MM/AAAA pour les dates.
3. Saisissez l'heure de début et l'heure de fin au format HH:MM, puis indiquez la pause en heures décimales : 1,00 pour une heure ou 0,50 pour 30 minutes.
4. Complétez les heures prévues et le taux horaire. Par exemple, 7 heures travaillées à 18,00 € donnent un coût de 126,00 €.
5. Contrôlez les colonnes Heures travaillées, Écart (h), Coût total (€) et Statut après chaque saisie. Une durée négative ou un écart inhabituel signale une ligne à vérifier.
6. Consultez l'onglet Tableau de bord pour suivre les volumes et les coûts, puis utilisez l'onglet Mode d'emploi si vous devez modifier la période ou ajouter des lignes.
7. Enregistrez une copie à la fin de chaque semaine et conservez les justificatifs utiles lorsque le fichier sert au décompte officiel du temps de travail.

Le relevé quotidien des équipes

Un suivi du temps de travail sert d'abord au responsable d'une petite équipe qui doit savoir où passent les heures. Dans le fichier, la colonne Projet permet de rattacher une journée à Projet Aurore, Migration IT, Support Client ou Projet Zenith, plutôt que de conserver un total impossible à expliquer en fin de mois.

Le responsable de bureau d'une PME du bâtiment peut l'utiliser pour quatre salariés affectés à plusieurs chantiers. Si Lucas travaille 8,5 heures sur un chantier et prend 1 heure de pause, la ligne doit distinguer 7,5 heures réellement travaillées du temps de présence. Cette différence évite de facturer ou de rémunérer une pause comme du temps productif.

Des usages différents selon l'activité

Dans une agence, le chef de projet saisit les heures chaque soir et compare le temps consommé au budget prévu. Dans une boutique en ligne qui traite 300 commandes par mois, le suivi peut mesurer le temps consacré au support client, à la préparation et aux retours, avec un projet par activité.

Un comptable dans une SAS peut consolider les feuilles à la fin de chaque semaine avant la paie mensuelle. Un auto-entrepreneur en micro-entreprise peut, lui, suivre ses heures par client pour vérifier qu'une mission facturée 1 200,00 € reste rentable : 20 heures à 60,00 € représentent 1 200,00 € de chiffre d'affaires, avant les charges et le temps administratif.

Le bon moment pour saisir

La saisie quotidienne est plus fiable qu'une reconstitution le 30 du mois. Dans les exemples du fichier, les journées vont du 15/07/2026 au 19/07/2026 : ce format montre une semaine de relevés, mais vous pouvez prolonger la liste pour couvrir tout le mois ou un exercice complet.

Le trésorier d'une association sportive peut également distinguer les heures de préparation, d'encadrement et de secrétariat avant le début de saison. Le particulier qui rémunère une aide à domicile doit toutefois séparer ce tableau de la déclaration officielle et des documents exigés par son dispositif d'emploi.

La durée légale n'est pas une cible automatique

Pour un salarié à temps complet, la durée légale est fixée à 35 heures par semaine par l'article L3121-27 du Code du travail, soit 151,67 heures par mois en moyenne. Le modèle permet de comparer les heures travaillées aux heures prévues, mais la colonne Écart (h) ne remplace pas l'application de la convention collective, du contrat et des accords d'entreprise.

Les heures supplémentaires se décomptent en principe au-delà de 35 heures hebdomadaires. À défaut d'accord, les majorations sont de 25 % pour les huit premières heures supplémentaires, puis de 50 % au-delà. Par exemple, 4 heures supplémentaires à 20,00 € de taux horaire donnent 100,00 € avec une majoration de 25 %, et non 80,00 €.

Pauses, repos et congés payés

Après 6 heures de travail quotidien, le salarié bénéficie d'une pause minimale de 20 minutes selon l'article L3121-16. La colonne Pause (h) doit donc rester cohérente avec les horaires : de 08:00 à 16:30 avec 1,00 heure de pause correspondent à 7,50 heures travaillées, pas à 8,50 heures.

Le repos quotidien est en principe de 11 heures consécutives, et le repos hebdomadaire minimal est de 24 heures auxquelles s'ajoutent le repos quotidien. Les congés payés s'acquièrent à raison de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables pour une année complète ; le suivi des heures ne constitue pas à lui seul un compteur de congés.

Preuve, accès et conservation

Lorsque la durée du travail n'est pas identique pour tous les salariés, l'employeur doit tenir les documents permettant de comptabiliser les heures effectuées, conformément aux articles L3171-2 et L3171-3 du Code du travail. Les documents de décompte sont conservés pendant 1 an, tandis que les bulletins de paie doivent être conservés 5 ans.

Ce fichier contient des données nominatives : limitez l'accès aux personnes chargées de la paie ou du management et appliquez le RGPD. La CNIL recommande une durée adaptée à la finalité ; évitez donc de laisser un historique nominatif illimité sur un espace partagé sans contrôle.

La pause saisie dans la mauvaise unité

L'erreur la plus fréquente vient de la confusion entre heure décimale et durée affichée. Une pause de 30 minutes doit être saisie comme 0,50 heure, et non 0,30 : si une journée va de 08:30 à 17:00, avec 0,50 heure de pause, le temps travaillé est de 8,00 heures. Une saisie à 0,30 ajoute 12 minutes indues par jour ; sur 20 jours, cela représente 4 heures.

La même confusion fausse le coût. À 22,00 € de l'heure, 4 heures mal ajoutées gonflent le suivi de 88,00 €, avant même les cotisations patronales. Vérifiez donc quelques lignes à la main après chaque modification de format.

Le doublon qui paie deux fois une même journée

Un salarié peut envoyer une feuille corrigée tandis que l'assistante conserve l'ancienne ligne. Deux lignes identiques pour 8 heures à 19,00 € font apparaître 304,00 € de coût au lieu de 152,00 €. Le problème se repère en triant Date, Employé et Projet, puis en recherchant les mêmes combinaisons.

Les doublons sont particulièrement trompeurs lorsque le projet change légèrement de nom : Migration IT et Migration informatique peuvent alors disperser 16 heures dans deux catégories. Gardez un libellé stable et corrigez la ligne existante plutôt que d'en ajouter une nouvelle.

L'écart ignoré jusqu'à la fin du mois

Un écart quotidien de 0,75 heure paraît faible. Sur 18 journées, il atteint 13,50 heures, soit plus d'une journée et demie de travail à 8 heures. Si ces heures sont des heures supplémentaires, leur traitement en paie, en repos ou en récupération doit être décidé avant la clôture, pas après l'envoi des variables.

Ne transformez pas non plus un écart en sanction automatique : une formation, un déplacement ou une intervention urgente peuvent expliquer la différence. Le statut sert à déclencher une vérification, tandis que le justificatif ou la validation du responsable explique la correction.

Dans ce même esprit, un planning de service permet aussi de rapprocher ces écarts des gardes, remplacements et interventions urgentes avant la clôture de paie.

Un rendez-vous de cinq minutes

Demandez à chaque salarié de saisir ses horaires avant de quitter son poste, puis bloquez un contrôle le vendredi à 16:00. Le responsable vérifie les lignes de la semaine, les pauses et les écarts supérieurs à 1 heure ; cette fréquence évite de corriger 100 lignes à la veille de la paie.

Commencez par l'onglet Suivi, visible sur l'image 1 : les 12 colonnes sont organisées de la date et de l'employé jusqu'au statut. Laissez les données opérationnelles dans cet onglet et utilisez le Tableau de bord, montré sur l'image 2, pour la lecture globale plutôt que pour saisir des horaires.

Rattacher le fichier à une clôture existante

Le meilleur déclencheur est une routine déjà installée. Contrôlez les heures le dernier jour ouvré avant la paie, exportez les éléments validés pour le gestionnaire de paie, puis archivez une copie datée du mois. Pour un mois de 20 jours et 6 salariés, vous obtenez environ 120 lignes : un contrôle hebdomadaire reste réaliste.

• Dupliquez le fichier avant de changer de période et remplacez les lignes d'exemple.
• Conservez les noms de projets dans une liste stable pour éviter les variantes de libellés.
• Faites valider les écarts par le responsable avant toute transmission à la paie.
• Consultez l'image 3, l'onglet Mode d'emploi, lorsque vous devez reprendre le fichier après plusieurs semaines.

Le moment de passer à un logiciel

Ce modèle reste adapté à une équipe de quelques personnes et à un suivi mensuel maîtrisé. Passez à un logiciel de gestion des temps lorsque vous dépassez régulièrement 1 000 lignes, que les horaires sont postés, que plusieurs sites saisissent en même temps ou que les congés, absences, heures supplémentaires et exports de paie doivent être validés avec un historique sécurisé.

Excel demeure utile pour contrôler les résultats et analyser les coûts par projet. Il ne doit toutefois pas devenir le seul système de preuve lorsque les règles de votre convention collective imposent un dispositif plus encadré.

Le suivi des congés devient alors un complément logique pour garder une trace simple des absences avant toute validation plus encadrée, avec un tableau de suivi des congés adapté à ce besoin.