Suivi candidatures Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l'onglet Candidatures et modifiez la date de référence en B1 si vous souhaitez calculer les alertes à une autre date.
2. Saisissez une candidature par ligne à partir de la ligne 4 : identifiant, date, candidat, poste, entreprise, ville et source.
3. Choisissez le type de contrat, le statut, l'étape actuelle et la prochaine action dans les listes déroulantes proposées.
4. Ajoutez le salaire brut annuel souhaité en euros, le dernier contact, la prochaine relance, le score d'adéquation entre 0 et 1 et votre commentaire.
5. Laissez les colonnes Jours depuis candidature et Alerte relance se calculer automatiquement ; ne remplacez pas leurs formules.
6. Consultez l'onglet Tableau de bord pour lire les indicateurs et les graphiques par statut, source et ville.
7. Utilisez Listes et instructions pour retrouver les valeurs disponibles et les consignes, notamment la saisie d'une date de relance pour toute candidature active.

Un tableau de candidatures sert surtout aux personnes qui envoient plusieurs dossiers sur une même période et qui ne veulent pas perdre le fil entre deux réponses. Un jeune diplômé peut suivre 25 candidatures en septembre, tandis qu'un cadre en reconversion peut gérer simultanément des postes à Paris, Lyon ou Nantes avec des étapes différentes.

L'onglet Candidatures (image 1) est organisé pour ce suivi quotidien. Vous y trouvez notamment la date de candidature, le poste recherché, l'entreprise, la ville, la source, le type de contrat, le salaire brut annuel souhaité et le statut. Une candidature chez Novadata France, déposée le 26/08/2026 pour 46 000 € brut annuels, peut rester en statut Entretien avec une prochaine action Préparer entretien.

Une saisie adaptée à chaque recherche

Le candidat qui répond à 5 annonces par semaine a intérêt à renseigner la ligne immédiatement après l'envoi du CV. En 4 semaines, cela représente environ 20 lignes : la date, le lien mental avec l'annonce, le dernier contact et la prochaine relance restent alors disponibles au même endroit.

Les recruteurs indépendants et les accompagnateurs de retour à l'emploi peuvent aussi utiliser ce fichier pour plusieurs profils, à condition de respecter la confidentialité des informations. Le modèle n'est pas un logiciel de recrutement partagé : il s'agit d'un suivi individuel dans lequel vous saisissez les données utiles à vos démarches.

Le bon moment pour consulter le tableau de bord

Le Tableau de bord (image 2) convient à un point hebdomadaire, par exemple chaque vendredi pendant 15 minutes. Il compte les candidatures, les entretiens, les offres, les acceptations et les relances ; avec 18 candidatures dont 4 en entretien, vous voyez immédiatement si votre recherche avance ou si votre ciblage doit être ajusté.

Les sources et les villes sont également synthétisées. Une personne ayant envoyé 12 dossiers via LinkedIn et 8 via France Travail peut comparer les retours sans recompter manuellement chaque ligne.

Un suivi de candidatures contient souvent des données personnelles : nom, coordonnées éventuelles, parcours, salaire souhaité et commentaires d'entretien. Le RGPD s'applique donc à ce fichier. L'article 5 du règlement impose notamment la minimisation et la limitation de la conservation ; ne saisissez pas d'informations sensibles ou sans rapport avec l'évaluation professionnelle.

L'onglet Listes et instructions (image 3) rappelle cette consigne : ne pas renseigner de données sensibles non nécessaires au recrutement, conformément au RGPD et aux recommandations de la CNIL. Conservez le fichier dans un emplacement protégé, limitez son accès et supprimez les candidatures devenues inutiles selon votre politique interne.

Une conservation encadrée des candidatures

La CNIL admet, pour un candidat non retenu, une conservation en principe de 2 ans à compter du dernier contact, lorsque la personne en est informée et ne s'y oppose pas. Si vous ne justifiez pas cette conservation, supprimez les données dès que la procédure est terminée plutôt que de garder indéfiniment un historique.

Pour une candidature acceptée, les informations nécessaires à la relation de travail doivent rejoindre les outils RH appropriés. Elles ne doivent pas rester dans ce tableau simplement parce que la ligne existe encore. Le fichier sert au pilotage de la recherche, pas à remplacer le dossier salarié ni le registre légal de l'employeur.

Des dates fiables pour éviter les relances inadaptées

La date en B1 est la base de calcul du modèle. Au 07/09/2026, une candidature datée du 18/08/2026 affiche 20 jours depuis candidature ; une date de relance au 05/09/2026 devient une relance à faire si le statut reste actif. Une candidature acceptée, refusée, abandonnée ou ayant reçu une offre est automatiquement considérée comme À jour par la formule d'alerte.

Position claire : renseignez une date de relance pour chaque candidature encore active. Sans cette date, le modèle affiche À planifier ; ce résultat est préférable à une fausse alerte, mais il signale que votre prochaine action n'est pas encore définie.

Le premier problème survient quand plusieurs candidatures sont suivies dans une boîte mail sans registre central. Après 30 dossiers, retrouver si vous avez répondu à une relance, préparé un entretien ou reçu un refus prend facilement plusieurs heures. Une ligne par candidature réduit ce risque, à condition de mettre à jour le statut après chaque échange.

La relance oubliée coûte une réponse

Une date de candidature au 01/09/2026 et une relance prévue au 06/09/2026 doivent être revues le 07/09/2026. Si vous laissez le statut Candidature envoyée et la date passée, la colonne Q signale Relance à faire. Si vous oubliez la date, elle affiche À planifier : ce n'est pas une erreur de calcul, mais une saisie incomplète.

À l'inverse, une relance trop insistante peut nuire à votre image. Notez le dernier contact en L et l'action prévue en N ; vous évitez ainsi d'appeler le recruteur le lendemain d'un entretien alors qu'un délai de réponse avait été annoncé.

Le score saisi sans méthode déforme vos choix

Le score d'adéquation doit rester cohérent d'une ligne à l'autre. Saisir 0,80 pour un profil correspondant à 80 % des critères et 80 au lieu de 0,80 pour un autre dossier fausse le contrôle prévu entre 0 et 1. Sur 10 candidatures, un seul score mal saisi peut modifier sensiblement la moyenne affichée dans le tableau de bord.

Ne confondez pas non plus le salaire souhaité avec une promesse d'embauche. Une moyenne de 42 000 € calculée sur 8 lignes décrit votre cible déclarée, pas le salaire réellement proposé par les entreprises. Gardez les commentaires pour les éléments utiles : fourchette annoncée, avantage évoqué ou point à négocier.

Les listes incohérentes cassent les statistiques

Si vous tapez Entretien avec une variante comme Entretien RH dans la colonne Statut, le compteur d'entretiens ne reconnaîtra pas la valeur attendue. Utilisez les listes déroulantes : elles comprennent les statuts préparés, les sources, les types de contrat, les étapes et les prochaines actions.

Enfin, ne supprimez pas les formules des colonnes P et Q pour corriger un affichage. Une candidature commencée le 18/08/2026 doit produire un nombre de jours calculé à partir de B1 ; remplacer cette formule par un nombre fixe rendra l'alerte fausse dès que vous changerez la date de référence.

Le fichier fonctionne mieux lorsqu'il est rattaché à un rendez-vous fixe. Réservez 15 minutes chaque vendredi pour traiter les lignes dont la colonne Q indique Relance à faire, puis 10 minutes après chaque entretien pour saisir le dernier contact, l'étape et la prochaine action.

Un rituel simple en trois passages

• Après l'envoi : créez l'ID, indiquez la date, le poste, l'entreprise, la source et le statut Candidature envoyée.
• Après un échange : mettez à jour le dernier contact, l'étape actuelle, le statut et le commentaire utile.
• Avant la fin de semaine : renseignez les prochaines relances et consultez le tableau de bord.

Avec 6 candidatures nouvelles par semaine, cette méthode ajoute 24 lignes par mois au maximum ; la capacité préparée du modèle couvre 100 lignes, soit un peu plus de 4 mois à ce rythme. Si vous dépassez cette capacité, archivez les dossiers clos dans une copie séparée avant de continuer.

Utiliser les onglets sans dégrader les formules

L'image 1 montre la grille de saisie avec les colonnes calculées P et Q à droite. Ne triez pas seulement une colonne : utilisez le filtre de la ligne 3 pour afficher les candidatures concernées sans dissocier les informations d'une même ligne.

L'image 2 présente le tableau de bord. Consultez d'abord Relances à faire, puis comparez les statuts, les sources et les villes. Si 10 candidatures sont en cours mais qu'aucune n'est en entretien, le problème se situe probablement dans le ciblage, le CV ou le rythme de suivi plutôt que dans l'outil.

L'image 3 regroupe les valeurs autorisées et les consignes. Référez-vous à cette feuille avant de modifier les listes ; elle rappelle notamment de mettre à jour le statut après chaque échange et de renseigner une relance pour toute candidature active.

Quand passer à un outil spécialisé

Le tableur reste adapté à une recherche individuelle ou à un petit accompagnement. Passez à un logiciel de recrutement lorsque plusieurs utilisateurs doivent modifier les dossiers en même temps, lorsqu'un historique des modifications est indispensable ou lorsque plusieurs centaines de candidatures nécessitent des droits d'accès, des rappels automatisés et une gestion centralisée du RGPD.