Facture location voiture Excel - Modèle Gratuit

1. Étape 1 — Ouvrez l’onglet Tarifs et renseignez les tarifs journaliers, les kilomètres inclus et les éventuels frais applicables à chaque véhicule.
2. Étape 2 — Dans l’onglet Factures, attribuez un numéro unique à la location, puis saisissez la date de facture, le client, la ville, le véhicule et sa catégorie.
3. Étape 3 — Indiquez les dates de début et de fin de location. Vérifiez le nombre de jours retenu avant de valider le montant.
4. Étape 4 — Saisissez le tarif journalier HT, les kilomètres parcourus et les kilomètres inclus prévus au contrat.
5. Étape 5 — Renseignez les frais de kilomètres supplémentaires et les frais d’assurance lorsqu’ils s’appliquent. Ne saisissez pas deux fois un même supplément.
6. Étape 6 — Contrôlez le sous-total HT, la TVA à 20 % et le total TTC, puis sélectionnez le statut Payée ou En attente.
7. Étape 7 — Consultez le Tableau de bord pour contrôler les montants facturés et repérer les locations encore impayées. Lisez le Mode d’emploi si vous devez adapter le fichier.

Une agence, un loueur indépendant ou une entreprise

Une agence de location de véhicules saisit une ligne par facture, avec le client, la ville de prise en charge, le modèle loué et sa catégorie. Le fichier est également adapté au loueur indépendant qui gère quelques voitures sans logiciel spécialisé, ou à une entreprise qui refacture la mise à disposition d’un véhicule à un client professionnel.

L’image 1 montre l’onglet Factures et ses 20 colonnes. Vous y retrouvez notamment N° Facture, Date facture, Client, Ville, Véhicule, Catégorie, Date Début, Date Fin, Nb Jours, Tarif Jour HT, Km parcourus, Km inclus, Km supp., Frais km supp., Assurance, Frais assurance, Sous-total HT, TVA (20 %), Total TTC et Statut.

Le moment où la saisie devient utile

La saisie se fait idéalement à la restitution du véhicule, lorsque le kilométrage final et les frais d’assurance sont connus. Pour une boutique de location qui traite 80 contrats par mois, une ligne complète par contrat évite de rechercher les dates dans plusieurs carnets ou messages.

Prenez un cas concret : une Renault Clio est louée 4 jours à 42,00 € HT par jour, avec 350 km parcourus et 300 km inclus. Si le supplément est fixé à 0,25 € HT par kilomètre, les 50 km excédentaires représentent 12,50 € HT. Le sous-total avant assurance atteint 180,50 € HT, puis la TVA et le total TTC sont contrôlés dans la ligne.

Un suivi lisible au fil des locations

Le responsable d’agence peut filtrer les factures en attente en fin de semaine. Le comptable d’une SAS peut reprendre les montants à la clôture mensuelle, tandis que le dirigeant compare les recettes par catégorie : citadine, compacte, SUV ou berline.

L’image 2 présente l’onglet Tarifs, qui sert de point de référence pour les prix. L’image 3 montre le Tableau de bord pour une lecture synthétique, et l’image 4 le Mode d’emploi, utile lors de la première saisie ou lorsqu’un collaborateur reprend le fichier.

TVA et montant à facturer

Le modèle prévoit une TVA à 20 %, taux normal applicable à une prestation de location de véhicule en France dans le cas courant. Sur une ligne à 180,50 € HT, la TVA s’élève à 36,10 € et le total TTC à 216,60 €. Le taux de 10 %, de 5,5 % ou de 2,1 % ne doit pas être choisi par convenance : ils concernent des opérations précises qui ne correspondent pas à la location ordinaire d’une voiture.

Une petite activité peut relever de la franchise en base de TVA. Pour les prestations de services, le seuil de base est de 37 500 € et le seuil de tolérance de 41 250 € en 2026. Si vous facturez sans TVA dans ce régime, vous devez remplacer le calcul à 20 % par la mention obligatoire relative à l’article 293 B du CGI et ne pas afficher de TVA collectée.

Mentions à ajouter sur le document remis au client

L’onglet Factures est un tableau de suivi et de calcul ; il ne remplace pas à lui seul une facture complète. Le document final doit comporter la date, un numéro unique et séquentiel, l’identité et l’adresse du loueur et du client, le SIREN ou SIRET, la description du véhicule, les dates de mise à disposition, le prix HT, le taux et le montant de TVA par taux, puis le TTC.

Ajoutez votre numéro de TVA intracommunautaire lorsque vous êtes assujetti, ainsi que les conditions de paiement. Entre professionnels, le délai de paiement par défaut est de 30 jours ; un délai négocié ne peut en principe pas dépasser 60 jours à compter de la facture. Les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement doivent également être prévues dans les conditions applicables.

Conserver les preuves de la location

Conservez le contrat, l’état des lieux de départ et de retour, le relevé kilométrique, les justificatifs d’assurance et la facture pendant 10 ans au titre des pièces comptables. Pour une société, ces éléments facilitent le contrôle du chiffre d’affaires, la justification des encaissements et la préparation de la liasse fiscale.

Le kilométrage final oublié

Le problème le plus fréquent apparaît à la restitution : le véhicule revient, mais le compteur n’est pas relevé dans la facture. Vous facturez alors uniquement 5 jours à 45,00 € HT, soit 225,00 € HT, alors que le contrat prévoyait 500 km inclus et que le client en a parcouru 860. Avec un tarif de 0,30 € HT par kilomètre supplémentaire, 108,00 € HT restent à facturer, soit 129,60 € TTC à 20 %.

À l’inverse, recopier le kilométrage de départ comme kilométrage final crée un supplément injustifié. Faites valider les deux relevés par le client et gardez l’état des lieux associé à la facture.

L’assurance saisie deux fois ou au mauvais endroit

Une assurance peut être comprise dans le tarif, facturée comme option ou refacturée avec un montant distinct. Si vous l’intégrez déjà au tarif journalier puis ajoutez 15,00 € par jour dans Frais assurance, une location de 6 jours supporte 90,00 € HT de trop. Le fichier sépare volontairement Assurance et Frais assurance : utilisez ces champs pour documenter l’option, pas pour répéter son prix.

Une facture marquée payée trop tôt

Dans une petite agence, une facture peut être passée à Payée dès l’envoi du lien bancaire. Le compte n’est pourtant crédité que deux jours plus tard, ou le prélèvement est rejeté. Sur 12 factures de 650,00 € TTC, cela représente 7 800,00 € de trésorerie présumée alors qu’elle n’est pas disponible.

Le statut doit donc suivre l’encaissement réel. Utilisez En attente tant que le relevé bancaire ne confirme pas le paiement, puis basculez à Payée avec la date d’encaissement dans votre pièce comptable.

Le taux de TVA appliqué sans contrôle

Une erreur classique consiste à reprendre un ancien modèle affichant 10 % ou à appliquer 20 % à une activité sous franchise. Sur 4 000,00 € HT mensuels, l’écart entre 20 % et 10 % atteint 400,00 € de TVA : l’erreur se retrouve directement dans la déclaration de TVA et dans le montant demandé au client.

Le modèle affiche explicitement TVA (20 %), ce qui limite les ambiguïtés, mais vous devez vérifier votre régime avant d’émettre le document final.

Un rendez-vous fixe après chaque restitution

Le fichier fonctionne mieux si vous le rattachez à une action déjà existante : remise des clés, contrôle du véhicule et facturation dans la même séquence. Réservez cinq minutes par restitution pour saisir les dates, le compteur final et les options. Pour 6 retours par jour, cette méthode évite de reconstituer 30 contrats le vendredi soir.

Commencez par l’onglet Tarifs. L’image 2 permet de vérifier rapidement le prix journalier et les kilomètres inclus avant de compléter Factures. Si un véhicule passe de 300 à 350 km inclus, modifiez le paramètre à la date d’entrée en vigueur et conservez la trace dans votre contrat.

Le contrôle hebdomadaire qui évite les oublis

• Chaque vendredi, filtrez la colonne Statut sur En attente et rapprochez les factures du compte bancaire.
• Comparez les dates de fin avec les états des lieux pour repérer les locations non facturées.
• Contrôlez les lignes comportant des kilomètres supplémentaires et vérifiez le relevé signé.
• Dupliquez une copie de sauvegarde avant toute modification importante des tarifs.

L’image 3, consacrée au Tableau de bord, sert à repérer les montants et les volumes qui évoluent. Une vérification de 15 minutes après la clôture du mois suffit souvent à détecter une facture à 0,00 €, un statut non actualisé ou un supplément oublié.

Quand quitter le tableur

Le modèle reste pratique pour une flotte réduite et un volume maîtrisé. En revanche, avec 300 locations mensuelles, plusieurs agences, des réservations en ligne et des paiements partiels, un logiciel de location relié à la comptabilité devient préférable : il limite les doublons, sécurise les disponibilités et automatise les relances.

Gardez alors Excel pour les contrôles et les analyses ponctuelles. L’image 4, dans Mode d’emploi, vous aide à transmettre la méthode à un salarié avant de formaliser vos procédures.

Pour transmettre la méthode avant de formaliser les procédures, le registre du personnel dématérialisé sert alors de support pour consigner les mouvements et garder une trace structurée des contrôles.