Entrée sortie stock Excel - Modèle Gratuit

1. Étape 1 — Ouvrez l’onglet Produits et renseignez une référence unique, sa désignation, sa catégorie, son fournisseur et son emplacement.
2. Étape 2 — Saisissez le stock initial, le stock minimum et le prix unitaire HT. La valeur initiale, le stock actuel et la valeur actuelle seront calculés.
3. Étape 3 — Dans Mouvements, indiquez la date, le type Entrée ou Sortie, puis choisissez la référence dans la liste.
4. Étape 4 — Ajoutez la quantité, le taux de TVA, le motif ou document, le responsable et la ville. Une réception peut par exemple être rattachée à un bon de livraison.
5. Étape 5 — Vérifiez les colonnes calculées : désignation, catégorie, prix unitaire, montant HT, montant TTC et contrôle. Une quantité nulle ou une référence absente déclenche À vérifier.
6. Étape 6 — Consultez Produits pour identifier les articles sous le seuil minimum, puis Tableau de bord pour lire les totaux et les analyses par catégorie.

Un outil adapté aux stocks de petite et moyenne taille

Un responsable de bureau dans une PME du bâtiment peut suivre les consommables, l’outillage courant et les fournitures réparties entre plusieurs villes. Dans ce fichier, chaque mouvement comporte notamment une référence, une quantité, un responsable et une ville : une sortie de 14 claviers à Marseille ne se confond pas avec une réception de 20 cartouches à Paris.

Le modèle convient aussi à une boutique en ligne qui traite 300 commandes par mois, à condition de conserver une saisie disciplinée des sorties. Avec 300 commandes et une moyenne de 2 articles par commande, vous devez pouvoir rapprocher environ 600 unités sorties du stock ; le tableau Mouvements fournit précisément cette trace ligne par ligne.

Les moments où la saisie devient utile

L’auto-entrepreneur en micro-entreprise peut enregistrer les réceptions au déballage et les sorties chaque soir. Pour une société, la revue hebdomadaire évite d’attendre la clôture annuelle pour découvrir qu’un article manque.

Un trésorier d’association sportive peut utiliser le fichier au début de la saison pour les maillots et équipements, puis à chaque distribution. Une association qui reçoit 80 ballons et en remet 25 à deux équipes dispose ainsi d’un solde théorique de 55, à confirmer par l’inventaire physique.

Ce que montrent les trois images

L’image 1 montre Mouvements, organisé de A à O avec un filtre automatique et des volets figés sous la ligne d’en-tête. L’image 2 montre Produits, où les références ART-001 à ART-004 sont associées à leur fournisseur, leur emplacement et leur seuil. L’image 3 présente le Tableau de bord avec les indicateurs et les trois graphiques par catégorie et par article.

Le stock doit correspondre à une réalité physique

Le fichier calcule un stock théorique : stock initial + entrées - sorties. Par exemple, 25 cartouches initiales + 20 reçues - 6 consommées donnent 39 unités. Ce résultat ne remplace pas l’inventaire physique exigé à la clôture de l’exercice pour établir un bilan fiable.

Pour une entreprise commerciale, l’inventaire permet de justifier la valeur des marchandises et d’identifier une éventuelle dépréciation de stock. Le modèle valorise les unités au prix unitaire HT renseigné ; il ne calcule ni le coût moyen pondéré ni une valorisation FIFO/PEPS. Il faut donc conserver une méthode cohérente dans votre comptabilité.

TVA et pièces justificatives

Les taux proposés sont 0 %, 5,5 %, 10 % et 20 %. Le taux normal de TVA est de 20 %, les taux réduits de 10 % et 5,5 % s’appliquent à certaines opérations, et le taux de 0 % permet de signaler une opération sans TVA dans ce suivi ; il ne constitue pas à lui seul une justification d’exonération.

Une réception doit être appuyée par un bon de livraison ou une facture. Les pièces comptables se conservent 10 ans. Dans l’exemple du fichier, une entrée de 20 unités à 42,50 € HT représente 850,00 € HT et 1 020,00 € TTC avec 20 % de TVA.

La méthode de travail à retenir

Ne modifiez pas les cellules calculées dans E, F, H, I, K et O de Mouvements ni dans J à M de Produits. Les fonctions enregistrées sont en anglais dans le fichier, notamment IF, VLOOKUP, SUM, SUMIF, SUMIFS, COUNTIF et AVERAGE ; Excel français les affiche automatiquement sous leur nom traduit avec le point-virgule à l’écran.

Une sortie oubliée donne un faux stock disponible

Le problème le plus coûteux n’est pas une formule : c’est une sortie jamais saisie. Si votre stock réel contient 12 claviers mais que le fichier en affiche 18, une commande client de 15 unités paraît possible alors qu’elle crée une rupture de 3 unités. Vous perdez alors du temps en urgence, voire une vente.

À l’inverse, une entrée saisie deux fois gonfle artificiellement le stock. Une réception de 60 ramettes enregistrée deux fois crée 120 unités théoriques ; à 5,90 € HT, l’écart représente 354,00 € de valeur inventoriée à tort.

Une référence mal recopiée bloque le rapprochement

Les références doivent rester identiques entre Produits et Mouvements. La liste déroulante limite ce risque, mais une référence supprimée ou mal préparée peut faire apparaître Référence inconnue dans la désignation et la catégorie. Le contrôle affiche aussi À vérifier si la référence manque ou si la quantité est inférieure ou égale à zéro.

Ne saisissez jamais une quantité négative pour corriger une erreur. Annulez la ligne erronée et créez le mouvement correct : une entrée de 10 puis une sortie de 10 laisse une trace compréhensible, alors qu’un chiffre négatif brouille le sens du mouvement.

Un seuil minimum mal réglé déclenche de mauvaises commandes

Un seuil de 30 pour un article consommé à raison de 2 unités par mois immobilise inutilement du capital. À l’inverse, un seuil de 5 pour une pièce livrée en 21 jours expose à la rupture. Avec 4 salariés consommant chacun 3 boîtes par mois, un seuil de 12 ne couvre qu’un mois : choisissez-le à partir de la consommation et du délai fournisseur.

Un rituel court vaut mieux qu’une reprise annuelle

Associez la saisie à un événement déjà prévu : enregistrez les réceptions au moment du classement des factures et les sorties à la fin de chaque journée. Le vendredi, consacrez 15 minutes aux lignes ajoutées depuis la semaine précédente ; cette fréquence est préférable à une journée entière de reconstitution en décembre.

Pour un dépôt qui réalise 40 mouvements par semaine, une saisie de 20 secondes par ligne représente environ 13 minutes. Attendre trois mois peut au contraire demander plusieurs heures de recherche dans les bons de livraison et les e-mails.

Trois habitudes qui sécurisent le fichier

• Dupliquez le fichier avant une modification importante et conservez une copie datée, par exemple Stock_2026-09-07.xlsx.
• Ne remplacez pas les formules par des valeurs : les onglets Produits et Tableau de bord doivent rester reliés aux mouvements.
• Après chaque inventaire, comparez quelques références à forte valeur et documentez les écarts dans le motif ou document.

Le moment de passer à un logiciel

Ce modèle est pratique pour un périmètre préparé de 100 lignes de mouvements et 100 références. Si vous dépassez régulièrement cette structure, gérez plusieurs dépôts ou devez réserver automatiquement les quantités aux commandes, passez à un logiciel de gestion de stock ; Excel ne doit pas devenir votre seule piste d’audit.