Livre de recettes Excel - Modèle Gratuit

1. Étape 1 — Ouvrez l'onglet Paramètres et remplacez le nom, l'activité, le régime, l'année suivie, le seuil et les taux par vos propres données. Le régime peut être sélectionné entre Micro-entreprise et EI.
2. Étape 2 — Dans Livre recettes, saisissez une ligne par encaissement reçu, en respectant l'ordre chronologique des paiements.
3. Étape 3 — Renseignez la date d'encaissement, la date de facture, la référence unique, le client, le SIREN client, la ville et la nature de la prestation.
4. Étape 4 — Sélectionnez le mode de règlement et le taux de TVA, puis indiquez le montant encaissé HT. Les colonnes TVA, TTC, Statut et Mois se calculent automatiquement.
5. Étape 5 — Lisez la colonne Contrôle référence avant votre déclaration : Référence manquante et Doublon nécessitent une vérification.
6. Étape 6 — Consultez Synthèse pour contrôler le CA HT cumulé, la TVA collectée, les cotisations estimées, le pourcentage du seuil et le détail mensuel. L'image 2 montre ces indicateurs et les graphiques intégrés.
7. Étape 7 — Consultez Instructions pour retrouver les consignes de saisie, les règles de conservation et les précautions liées aux données clients.

Le livre de recettes concerne principalement l'auto-entrepreneur en micro-entreprise qui vend des prestations, des marchandises ou des services. Il devient particulièrement utile chaque semaine, lorsque plusieurs virements, paiements par carte ou chèques arrivent sur le compte professionnel, puis au moment de la déclaration de chiffre d'affaires auprès de l'URSSAF.

Un consultant informatique qui encaisse 3 000 € HT en janvier, 2 200 € en février et 4 100 € en mars doit pouvoir retrouver chaque paiement à partir de sa facture. Dans l'onglet Livre recettes, il indique la date réelle d'encaissement, même si la facture a été émise plusieurs jours auparavant.

Une saisie adaptée aux petites activités

Le modèle convient à une graphiste qui reçoit cinq règlements dans le mois comme à un artisan qui enregistre vingt encaissements. Les colonnes Client, SIREN client, Ville et Nature de la prestation permettent de retrouver le contexte commercial sans ouvrir chaque justificatif.

La distinction entre date de facture et date d'encaissement est essentielle pour une activité suivie selon les recettes encaissées. Par exemple, une facture de 1 200 € émise le 28 janvier mais payée le 5 février doit apparaître dans la chronologie de février.

Le contrôle avant la déclaration

Avant la déclaration mensuelle ou trimestrielle, vous pouvez comparer le total HT de Synthèse avec vos relevés bancaires. Si vous avez 12 paiements de 500 €, le CA encaissé attendu est de 6 000 € ; une différence de 500 € signale généralement un encaissement oublié, une date mal saisie ou un montant saisi TTC au lieu de HT.

L'image 2 présente le suivi mensuel et le nombre de recettes par règlement. L'onglet Instructions rappelle aussi le classement des factures, relevés et preuves de paiement.

Une micro-entreprise doit tenir un livre des recettes chronologique et conserver les justificatifs permettant de relier chaque encaissement à une opération. Les pièces comptables et commerciales doivent généralement être conservées pendant 10 ans. Classez donc les factures, relevés bancaires et preuves de paiement avec une référence stable.

Une facture doit notamment comporter une date, un numéro unique et séquentiel, l'identité et l'adresse du vendeur et du client, le SIREN ou SIRET lorsque requis, la description de la prestation, le prix HT et le traitement de la TVA. Si vous relevez de la franchise en base, la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » doit être utilisée lorsque les conditions sont réunies.

Les taux à sélectionner dans le fichier

Les taux usuels sont 20 %, 10 %, 5,5 % et 2,1 %. Le modèle propose aussi 0 % pour une situation sans TVA, notamment la franchise en base. Un encaissement de 1 250 € HT à 20 % produit 250 € de TVA et 1 500 € TTC ; à 10 %, la TVA serait de 125 €.

Ne choisissez pas 0 % uniquement pour simplifier la saisie : le taux doit correspondre à votre régime et à la nature de l'opération. Les taux de cotisations et le seuil annuel sont volontairement modifiables dans Paramètres : renseignez les valeurs applicables à votre activité en 2026 depuis votre espace professionnel impots.gouv.fr et votre compte URSSAF.

Un outil de suivi, pas une déclaration

La feuille Synthèse estime les cotisations en multipliant le CA HT par le taux renseigné. Si le taux est fixé à 24 % et que le CA encaissé atteint 5 000 €, l'estimation affichée est de 1 200 €. Ce résultat reste un indicateur : il ne remplace pas le montant calculé par l'URSSAF.

Le problème le plus fréquent n'est pas une formule Excel défectueuse, mais un paiement enregistré à la date de facture au lieu de la date d'encaissement. Une facture de 900 € datée du 30 juin et réglée le 8 juillet augmente le CA de juillet dans un suivi fondé sur les recettes encaissées. La déplacer artificiellement en juin fausse à la fois le mois et la déclaration.

Le montant TTC saisi à la place du HT

Si vous saisissez 1 200 € dans Montant encaissé HT alors que le client a payé 1 200 € TTC avec une TVA de 20 %, le fichier calcule 240 € de TVA et 1 440 € TTC. Le montant HT réel était 1 000 €, avec 200 € de TVA. Vérifiez donc la base indiquée sur la facture avant de remplir la colonne J.

Le choix d'un taux incorrect produit le même effet. Une prestation à 680 € HT avec 10 % de TVA doit générer 68 € de TVA et 748 € TTC ; avec 20 %, le tableau affiche 136 € et 816 €. Contrôlez chaque taux inhabituel plutôt que de reprendre automatiquement celui de la ligne précédente.

Les références qui empêchent de retrouver les pièces

Une référence absente ou répétée fragilise le rapprochement avec les factures. Deux lignes portant FAC-2026-014 peuvent représenter un doublon de saisie ou deux documents mal numérotés ; la colonne Contrôle référence affiche alors Doublon. Une référence vide affiche Référence manquante.

Ne supprimez pas une ligne simplement parce qu'un paiement a été remboursé : ajoutez un commentaire explicite et conservez la trace bancaire. Si le fichier atteint ses 100 lignes préparées, archivez l'année ou créez une copie de travail avant d'ajouter des lignes, afin de ne pas perdre les formules et les totaux de Synthèse.

Le moyen le plus fiable consiste à rattacher la saisie à un rendez-vous fixe. Chaque vendredi, ouvrez le relevé bancaire et reportez uniquement les paiements effectivement reçus dans Livre recettes. En fin de mois, comparez le nombre de règlements et le total HT avec le compte professionnel.

Un contrôle en trois temps

• Chaque semaine : ajoutez les encaissements et vérifiez les références de facture.
• Le dernier jour du mois : contrôlez les lignes À vérifier et comparez le total avec la banque.
• Avant l'échéance URSSAF : consultez CA HT, cotisations estimées et pourcentage du seuil dans Synthèse.

Utilisez la validation des données déjà présente : le mode de règlement se choisit parmi Virement, Carte bancaire et Chèque, et le taux de TVA parmi les valeurs prévues. Cette méthode évite les variantes comme « CB », « carte » ou « virement bancaire », qui rendent les décomptes moins fiables.

Quand passer à un logiciel

Le fichier convient à une activité qui reste dans les 100 lignes préparées et à un utilisateur qui conserve ses justificatifs séparément. Avec 300 commandes mensuelles, plusieurs utilisateurs ou des avoirs fréquents, un logiciel de facturation devient préférable : le risque de doublon et le temps de rapprochement dépassent alors le gain de simplicité.

L'image 4 montre l'onglet Instructions, à utiliser comme procédure interne. L'image 3 présente Paramètres : verrouillez son accès si le fichier est partagé, car une modification du taux de cotisations change toutes les estimations de Synthèse.