Suivi paiement fournisseur Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l'onglet Instructions pour repérer les cellules de saisie et les règles de fonctionnement du fichier.
2. Dans Suivi factures, saisissez une facture par ligne dans les cellules jaune pâle, de l'ID facture au commentaire.
3. Renseignez les dates au format JJ/MM/AAAA, notamment la date facture, la date d'échéance et, lorsque le règlement est effectué, la date de paiement.
4. Saisissez le montant HT puis choisissez le taux de TVA dans la liste proposée. Le montant TVA et le montant TTC sont calculés automatiquement.
5. Choisissez le mode de paiement, par exemple Virement ou Prélèvement, dans la liste disponible.
6. Consultez le statut et les jours de retard : une date de paiement produit le statut Payée ; sans date, l'échéance détermine le statut.
7. Ouvrez Tableau de bord pour contrôler les montants, rapprocher les paiements bancaires et planifier les règlements à venir.

Le suivi concerne l'assistante administrative d'une PME du bâtiment, le dirigeant d'une SAS, le comptable d'une petite entreprise ou le trésorier d'une association. Le besoin apparaît surtout avant la campagne de virements, à la fin de chaque semaine, puis lors de la clôture mensuelle quand il faut expliquer les factures encore ouvertes.

Une ligne par facture, pas une ligne par règlement

Dans l'onglet Suivi factures, vous inscrivez une facture sur une ligne et vous complétez la date de paiement lorsque le virement ou le prélèvement est effectivement passé. Pour un artisan avec 4 salariés et 35 factures fournisseurs par mois, cette méthode donne une liste exploitable avant la paie et avant le règlement des charges.

Les champs Fournisseur, SIRET, ville et numéro de facture facilitent le rapprochement avec le grand livre et le relevé bancaire. Le commentaire permet de distinguer une prestation informatique, une fourniture de chantier ou une maintenance annuelle sans ajouter un second fichier.

Un contrôle utile au moment du règlement

Une facture de 1 450,00 € HT à 20% produit 290,00 € de TVA et 1 740,00 € TTC. Si la date d'échéance est dépassée et que la date de paiement reste vide, le fichier affiche En retard et calcule le nombre de jours écoulés.

L'image 1 montre l'onglet Suivi factures : les colonnes de saisie vont de l'identifiant aux commentaires, tandis que les colonnes calculées J, K, N et O matérialisent la TVA, le TTC, le statut et le retard. L'autofiltre et le gel de la ligne d'en-tête rendent la revue pratique même avec plusieurs dizaines de lignes.

Le taux normal de TVA est de 20% en France. Les taux réduits sont notamment 10% et 5,5%, tandis que le taux super-réduit est de 2,1% pour certains produits ; une opération peut aussi être exonérée. Le fichier propose dans sa liste les taux 20%, 10% et 5,5% : une exonération doit donc être traitée selon votre comptabilité et non sélectionnée artificiellement.

Contrôler la facture avant son enregistrement

Une facture fournisseur doit notamment comporter l'identité et l'adresse des parties, le SIREN ou SIRET, un numéro séquentiel, la date, la date de livraison ou d'exécution, ainsi que le détail du taux et du montant de TVA. Vérifiez le numéro de TVA intracommunautaire lorsque l'opération le justifie.

Exemple : une facture de 6 800,00 € HT à 20% représente 1 360,00 € de TVA et 8 160,00 € TTC. Le modèle calcule ces deux montants avec les formules SUM et IF enregistrées en anglais dans le fichier ; Excel français affiche automatiquement SOMME et SI, avec des points-virgules à l'écran.

Échéance et justificatifs

Entre professionnels, le délai de paiement est en principe de 30 jours, avec un plafond courant de 60 jours à compter de la facture ou de la fin du mois selon la clause applicable. Conservez les factures et justificatifs comptables pendant 10 ans, et gardez la preuve du virement ou du prélèvement pour le rapprochement bancaire.

La franchise en base de TVA, le réel simplifié et le réel normal ne produisent pas les mêmes obligations déclaratives. Ce tableau suit les factures et leurs paiements ; il ne remplace pas la déclaration déposée dans l'espace professionnel impots.gouv.fr.

Le premier dérapage est souvent une date de paiement saisie trop tôt. Une facture de 3 000,00 € TTC marquée Payée alors que le prélèvement est seulement programmé réduit artificiellement le montant restant à payer et peut conduire à une tension de trésorerie de 3 000,00 €.

Le faux paiement qui fausse le tableau de bord

Le statut ne dépend pas du mode de paiement ni d'un commentaire : il dépend de la présence d'une date dans Date de paiement. Si vous écrivez Virement dans Commentaire mais laissez la date vide, la facture reste À payer ou devient En retard après l'échéance. C'est volontaire : le rapprochement doit reposer sur une opération réellement constatée.

Une TVA mal saisie coûte immédiatement de la précision. À 10 000,00 € HT, choisir 20% au lieu de 10% crée un écart de 1 000,00 € de TVA et de TTC ; l'erreur se répercute ensuite dans le contrôle de la facture et dans la comptabilisation.

Les doublons et les retards invisibles

Le fichier ne bloque pas deux lignes portant le même numéro de facture. Avant de saisir une nouvelle pièce, recherchez donc le numéro fournisseur et comparez le montant : deux enregistrements de 2 400,00 € TTC peuvent faire croire à une dette de 4 800,00 € et provoquer un double règlement.

Enfin, une ligne sans date d'échéance ne peut pas produire un statut fiable. Pour 20 factures mensuelles, consacrer 10 minutes au contrôle des échéances évite de découvrir au dernier moment une relance fournisseur, des pénalités prévues au contrat ou une facture oubliée dans la boîte mail.

Le fichier devient réellement utile quand vous le consultez à un moment fixe. Le vendredi matin, après le rapprochement bancaire, ouvrez Suivi factures et complétez uniquement les nouveaux paiements ; le lundi, utilisez Tableau de bord pour préparer les règlements de la semaine.

Une routine courte et répétable

• Ajoutez les factures reçues le jour de leur validation, avec leur échéance réelle.
• Après chaque relevé bancaire, inscrivez la date de paiement plutôt que de modifier le statut manuellement.
• Comparez le montant restant à payer avec le solde bancaire disponible avant de lancer les virements.
• Examinez la ligne En retard et relancez le service ou le fournisseur concerné.

L'image 2 présente le Tableau de bord : les indicateurs affichent le total TTC, les montants payés et dus, le nombre de retards, le délai moyen et le pourcentage payé. Les trois graphiques s'appuient sur la plage opérationnelle de Suivi factures, jusqu'à la ligne 104.

Éviter la dégradation de la saisie

Ne remplacez pas les formules des colonnes J, K, N et O par des valeurs manuelles. Utilisez les listes de taux et de modes de paiement, puis vérifiez le format JJ/MM/AAAA ; ces contrôles évitent qu'une saisie comme 9/3/26 soit mal interprétée.

Avec 80 à 100 factures, ce modèle reste lisible si vous effectuez une revue hebdomadaire de 15 minutes. Au-delà de plusieurs centaines de factures, de nombreux utilisateurs ou de validations d'achat, passez à un logiciel connecté à la banque et à la comptabilité plutôt que de multiplier les copies du fichier.

L'image 3 montre l'onglet Instructions, qui rappelle la saisie par ligne, les dates, les calculs HT-TVA-TTC, les statuts et les bonnes pratiques de rapprochement.